นโยบายการมอบหมายงานและหน้าที่เมื่อพนักงานพ้นจากตำแหน่ง
1. การมอบหมายหน้าที่ประจำ
1.1 ส่งมอบหน้าที่ประจำ
พนักงานที่ลาออกจะต้อง มอบหมายหน้าที่ประจำ ที่รับผิดชอบให้แก่ผู้รับผิดชอบใหม่ เช่น การดูแลโปรเจกต์ต่างๆ เช่น การออกแบบคอนเทนต์, การลงข้อมูลในโซเชียลมีเดีย, การประสานงานระหว่างทีมต่างๆ
- ตัวอย่าง: พนักงาน A แจ้งพนักงาน C ว่า "โปรเจกต์งานออกแบบกราฟิกสำหรับโปรโมชั่นเทศกาลต้องการให้ทีมออกแบบส่งไฟล์ภายในวันนี้ และโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรามีคำบรรยายสำหรับโพสต์บน Facebook และ Instagram"
2. การสร้างลิสต์งานประจำวันและประจำเดือน
2.1 ลิสต์งานประจำวันและประจำเดือน
เพื่อให้การทำงานราบรื่นและไม่มีงานตกหล่น, พนักงานที่ลาออกต้องจัดทำ ลิสต์รายการงานที่ต้องทำประจำวันและประจำเดือน โดยการระบุรายละเอียดของงาน, เวลาที่ต้องทำ, ผู้ที่ต้องทำงาน, และสถานะของงาน (เช่น เสร็จสิ้นแล้ว, กำลังดำเนินการ, หรือค้างอยู่)
- ตัวอย่างลิสต์งานประจำวัน (Daily Tasks List) พร้อมใส่ลิงก์เอกสารคู่มือการทำงาน:
| วันที่ | งานที่ต้องทำ | ผู้รับผิดชอบ | สถานะงาน | คู่มือการทำงาน |
|---|---|---|---|---|
| 1 ของเดือน | - ตรวจสอบยอดขายจากการโฆษณา Facebook และ Instagram | พนักงาน B | กำลังดำเนินการ | URL |
| 2 ของเดือน | - โพสต์คอนเทนต์บน Facebook และ Instagram | พนักงาน C | เสร็จสิ้น | URL |
| 3 ของเดือน | - ตรวจสอบและปรับปรุงข้อมูลบนเว็บไซต์บริษัท | พนักงาน A | ค้างอยู่ | URL |
- ตัวอย่างลิสต์งานประจำเดือน (Monthly Tasks List):
| เดือน | งานที่ต้องทำ | ผู้รับผิดชอบ | สถานะงาน |
|---|---|---|---|
| มกราคม | - จัดทำคอนเทนต์สำหรับโปรโมตสินค้าใหม่ | พนักงาน A | กำลังดำเนินการ |
| มกราคม | - ออกแบบกราฟิกสำหรับแคมเปญ "ลดราคาสินค้าช่วงปีใหม่" | พนักงาน B | เสร็จสิ้น |
| มกราคม | - ประสานงานกับทีมออกแบบเพื่อจัดทำคอนเทนต์เดือนกุมภาพันธ์ | พนักงาน C | ค้างอยู่ |
3. การจัดทำเอกสารส่งมอบงาน
3.1 การจัดทำเอกสารส่งมอบงาน
พนักงานที่ลาออกจะต้อง จัดทำเอกสาร ที่บันทึกรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับงานที่รับผิดชอบ เช่น ขั้นตอนการทำงาน, ตารางเวลาการโพสต์คอนเทนต์, และวิธีการประสานงานกับทีมต่างๆ
- ตัวอย่าง: พนักงาน A จัดทำเอกสารใน Google Docs ที่รวมข้อมูลเกี่ยวกับ แผนการโพสต์คอนเทนต์, ขั้นตอนการตรวจสอบกราฟิก และ การเชื่อมโยงการตลาดออนไลน์ สำหรับการใช้ในโครงการ
4. การประชุมส่งมอบงาน
4.1 การประชุมส่งมอบงาน
การจัดประชุมส่งมอบงานอย่างเป็นทางการกับผู้รับผิดชอบใหม่เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้การสื่อสารระหว่างพนักงานที่ลาออกและพนักงานใหม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ตัวอย่าง: พนักงาน A จะประชุมกับพนักงาน B เพื่ออธิบายการทำงานของแคมเปญต่างๆ ในเดือนหน้า รวมถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีการแก้ไข
5. การฝึกอบรมก่อนการส่งมอบงาน
5.1 การฝึกอบรมการทำงานร่วมกัน
เพื่อให้พนักงานใหม่เข้าใจการทำงานได้รวดเร็วและถูกต้อง ควรมี การฝึกอบรมสั้นๆ หรือ การฝึกทำงานร่วมกัน อย่างน้อย 1-2 วัน ก่อนวันลาออกของพนักงานเก่า
- ตัวอย่าง: พนักงาน B จะทำการฝึกอบรมพนักงาน C โดยการทำงานร่วมกันในการโพสต์คอนเทนต์ในระหว่างที่พนักงาน A ยังทำงานอยู่
6. การใช้งานซอฟต์แวร์/เครื่องมือที่ใช้ในการทำงาน
6.1 คู่มือการใช้งานซอฟต์แวร์
หากงานที่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวข้องกับเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์เฉพาะ เช่น Google Analytics, Shopify, Canva หรือ Excel ควรจัดทำ คู่มือการใช้งาน ของเครื่องมือเหล่านี้ให้พร้อมใช้งาน
- ตัวอย่าง: พนักงาน A อธิบายการใช้งาน Shopify เพื่อการลง Blog และ Properties ให้พนักงาน B พร้อมให้คำแนะนำในการใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ และจัดทำเป็น VDO/PDF คู่มือ
7. การมอบหมายงานที่ค้าง
7.1 การตรวจสอบงานที่ค้างอยู่
พนักงานที่ลาออกต้องตรวจสอบ รายการงานที่ค้าง หรือ โปรเจกต์ที่ยังดำเนินการอยู่ เช่น คอนเทนต์ที่ยังไม่ได้โพสต์, การออกแบบกราฟิกที่ยังไม่เสร็จ, หรือการปรับปรุงข้อมูลในระบบ
- ตัวอย่าง: พนักงาน A ตรวจสอบงาน โพสต์คอนเทนต์ บน Instagram ที่ยังไม่เสร็จสิ้นและต้องมอบหมายให้พนักงาน B รับผิดชอบต่อ
7.2 การมอบหมายงานที่ค้างให้ผู้รับผิดชอบใหม่
เมื่อพนักงานตรวจสอบงานที่ค้างแล้วจะต้องมอบหมายงานที่ค้างให้แก่ผู้ที่รับผิดชอบงานต่อไปพร้อมให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
- ตัวอย่าง: พนักงาน A ให้ข้อมูลการมอบหมายงาน โพสต์คอนเทนต์ ให้พนักงาน B โดยบอกว่า "กรุณาตรวจสอบภาพกราฟิกที่ทีมออกแบบส่งมาและโพสต์ตามกำหนดในวันที่ 10 และ 15 ของเดือน"
8. การคืนทรัพย์สินของบริษัท
8.1 การคืนทรัพย์สิน
พนักงานที่ลาออกต้องคืน ทรัพย์สินทั้งหมด ที่ได้รับจากบริษัท เช่น คอมพิวเตอร์, โทรศัพท์, กุญแจ, บัตรเข้าห้อง หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน
- ตัวอย่าง: พนักงาน A คืนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการออกแบบกราฟิกให้กับฝ่าย IT พร้อมอธิบายการตั้งค่าหรือโปรแกรมที่จำเป็นสำหรับการทำงาน
9. การปิดบัญชีการใช้งานต่างๆ
9.1 การปิดบัญชี
พนักงานที่ลาออกต้องทำการ ปิดบัญชีการใช้งาน ที่เกี่ยวข้องกับงานการตลาด เช่น บัญชีโซเชียลมีเดีย, เครื่องมือการออกแบบกราฟิก หรือระบบการจัดการคอนเทนต์
- ตัวอย่าง: พนักงาน A แจ้งฝ่าย IT เพื่อปิดการเข้าถึงบัญชี Instagram และ Facebook ที่ใช้ในการโพสต์คอนเทนต์ รวมถึงการยกเลิกการเข้าถึงแอปพลิเคชันที่ใช้ในงานการตลาด
10. การให้ข้อมูลหรือคำแนะนำเพิ่มเติม
10.1 การให้คำแนะนำในการทำงานต่อ
พนักงานที่ลาออกจะต้องให้คำแนะนำเกี่ยวกับ วิธีการทำงาน, การประสานงานระหว่างทีม, หรือ ขั้นตอนที่สำคัญ ที่ต้องทำในการดูแลโปรเจกต์
- ตัวอย่าง: พนักงาน A บอกพนักงาน C ว่า "โปรเจกต์ทำคอนเทนต์สำหรับแคมเปญ 'เทศกาลปีใหม่' จะมีการประชุมทีมทุกวันพุธเพื่อทบทวนงาน คุณต้องติดตามผลการทำงานของทีมออกแบบและควบคุมกำหนดเวลาให้เป็นไปตามแผน"
